Największe wyzwania prowadzących samodzielną kancelarię

Każda firma, na różnych etapach prowadzenia działalności, staje przed wieloma wyzwaniami. Nie inaczej jest z branżą prawniczą, szczególnie, jeśli zdecydowaliśmy się na samodzielne prowadzenie własnej kancelarii. Dlaczego „początkowe” wyzwania mają nieco większy ciężar gatunkowy niż „późniejsze”? Ponieważ mogą w znacznym stopniu przesądzić nie tylko o perspektywach rozwojowych firmy, ale  przede wszystkim zdecydować o „być albo nie być” na coraz bardziej wymagającym rynku, na którym z powodzeniem funkcjonuje wiele konkurencyjnych podmiotów, mających już swoją markę i stabilny „portfel” klientów.

Warto zdać sobie sprawę z tego, na czym skupić się w sposób szczególny, aby dać sobie szansę na racjonalny rozwój.  Kluczowe są właściwie trzy „zagadnienia”, którym musimy sprostać.

Wyzwanie numer 1

Znalezienie klientów

To oczywiste, ale chodzi nam tu jednak przede wszystkim o konkretnych zdefiniowanych klientów z różnych względów dla nas „wartościowych” – docelowego targetu. Warto więc już na samym początku określić go sobie dokładnie by cała nasza strategia marketingowa (na którą nie mamy przecież na początku zbyt wiele w budżecie) celowała właśnie w nich.

Strategia marketingowa i podejmowane zgodnie z nią  działania to solidna baza do rozwijania działalności samodzielnej kancelarii i budowania społeczności wokół niej, społeczności, z której będą się wywodzić nasi przyszli klienci.

Określenie „sensownego” budżetu na tę działalność i optymalny marketing na pewno przyczyni się do zainicjowania kontaktów z naszym „targetem” – potencjalnymi klientami, których uwagę chcemy przykuć.

Jeśli wydaje się nam, że już samo pojawienie się naszej firmy – jako nowości – na rynku (szczególnie lokalnym) zadziała od razu na naszą korzyść – mylimy się.

Wyzwanie numer 2

Jak i kogo zatrudnić?

Zatrudnienie właściwej osoby czy też zespołu, przekłada się bezpośrednio za rozwój naszej kancelarii i nie należy do zadań łatwych. Zanim zdecydujemy się na poszukiwania kandydata – najpierw postawmy wyzwanie sobie. Co to oznacza? Musimy sprecyzować jakie są nasze cele i co za tym idzie – wymagania wobec specjalisty, któremu powierzymy tę „działkę” naszej działalności. Czy potrzebujemy osoby, która zdejmie nam z głowy pracę merytoryczną, pozwalając skupić się na pozyskiwaniu klientów? Czy też rozwinąć specjalizację naszej kancelarii i nie marnotrawić czasu na świadczenie usług, które nie dotyczą stricte naszej specjalizacji? Zwiększy się tym samym skuteczność naszej pracy merytorycznej. Im bardziej konkretne ogłoszenie stworzymy tym mamy większą szansę na równie „wartościowy” odezw.

Jeśli podejmiemy decyzję pochopnie… zazwyczaj kończy się to szybkim liczeniem strat, ponieważ nieodpowiednio prowadzona strategia z pewnością da konkurencji szansę na efektywniejsze zaistnienie w świadomości klienta.

Wyzwanie numer 3

Systematyczna analiza i zarządzanie czasem

Od samego początku powstania kancelarii istotnym elementem prowadzenia kancelarii musi być analiza kosztów, przychodów i źródeł pozyskania klientów. To ważne, żeby monitorować efektywność poszczególnych podejmowanych działań, dzięki temu lepiej zarządzamy naszym czasem i budżetem koncentrując się na działaniach, które przynoszą wymierne efekty. To istotne, żeby wiedzieć w jaki sposób trafiają do kancelarii klienci, jaka jest skuteczność i „jakość” klientów pozyskiwanych poprzez różne źródła. Znajomość rentowności poszczególnych zleceń pozwala nam też lepiej wycenić kolejne usługi.  Oczywiście w efektywnym i sprawnym zarządzaniu bardzo pomocne mogą być nowoczesne rozwiązania – specjalne programy i inne narzędzia internetowe. Na początku działalności rzadko jednak stać kancelarię na zakup rozbudowanych systemów CRM, ale też nie ma takiej konieczności przy niewielkiej liczbie osób. Na rynku dostępne są gotowe programy często w bardzo przystępnych cenach, które na początku działalność zupełnie wystarczą by stworzyć bazę klientów, rejestrować czas pracy, wystawić faktury i uzyskać proste analizy. Nie ukrywajmy, że na samym początku wystarczający może być nawet Excel. Bardziej chodzi o świadomość konieczności zbierania i analizowania danych, wyciąganie odpowiednich wniosków i systematyczność w podejmowaniu tych działań oraz o to żeby nie usprawiedliwiać się brakiem czasu na tego typu aktywność – co świadczy o braku zrozumienia istotności tematu i w konsekwencji podejmowaniu działań w dużej mierze w sposób chaotyczny i nie koniecznie efektywny.