Kancelaria to taki sam biznes jak każdy inny

Wbrew temu co często starają się nam udowodnić prawnicy, z którymi rozmawiamy, trzeba jasno powiedzieć, że kancelaria jest takim samym biznesem jak każdy inny i rządzi się takimi samymi prawami ekonomii. Między innymi podlega zasadzie Pareto.

Zasada 80/20 zwana również zasadą Pareto, to wynik obserwacji jakie prawie sto lat temu opublikował Vilfredo Pareto. Ten włoski uczony zauważył, że 80% dóbr znajduje się w rękach zaledwie 20% społeczeństwa.

Z czasem okazało się, że zasada 80/20 ma zastosowanie nie tylko w ekonomii, ale i w innych dziedzinach życia. Najogólniej można ją sformułować w następujący sposób na 80% rezultatów przypada  na 20% nakładów.

Odpowiednie zrozumienie i wykorzystanie zasady Pareto, także w kancelarii, pozwala zaoszczędzić ogromną ilość czasu i zasobów. Nie jest to jednak możliwe bez systematycznej analizy wielu obszarów funkcjonowania kancelarii o czym pisaliśmy w artykule „Trzeba mieć plan rozwoju kancelarii!”. Dopiero właściwa interpretacja danych m.in. dotyczących przychodów, kosztów, czasu pracy, efektywności źródeł pozyskania klientów pozwoli w prawidłowy sposób wyciągnąć wnioski płynące z tej zasady.

Dążąc do odzwierciedlenia zasady Pareto w codziennej pracy kancelarii powinniśmy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

20% klientów przynosi 80% przychodów dla kancelarii – to sprawdzaliśmy kilkadziesiąt razy w wielu kancelariach i nie spotkaliśmy się z sytuacją, żeby zasada się nie sprawdziła. Choć oczywiście nie działa ona z idealną precyzją czasami 20% klientów przynosi ponad 70% a czasami prawie 90% przychodów.

Co istotne sprawdzić trzeba nie tylko przychody, ale też zyski, czyli które 20% klientów przynosi 80% zysków dla kancelarii

Co dają nam w praktyce takie informacje? Przede wszystkim podstawę do dalszej analizy! Po pierwsze powinniśmy zastanowić się co odróżnia tych 20% klientów od pozostałych, np. w jaki sposób pozyskaliśmy tych klientów, aby w konsekwencji uzyskać odpowiedź jakie źródła dotarcia do klienta są efektywne. Jakiego rodzaju sprawy prowadzimy dla tych klientów, może nasze wysiłki powinniśmy skoncentrować wokół konkretnych specjalizacji. Musimy znaleźć cechy charakterystyczne dla tej grupy 20% klientów i zastanowić się jak możemy zdobyć więcej takich klientów? Po drugie powinniśmy przemyśleć jakie wysiłki podjąć aby właśnie ta grupa 20% klientów była szczególnie zadowolona z usług kancelarii. Trzeba sobie też odpowiedzieć na pytanie czy warto i w jakim zakresie poświęcać czas na relacje z pozostałymi 80%? Czasem trzeba zrezygnować z jakiś klientów aby móc poświęcić czas na działania bardziej efektywne.

20% zadań zabiera prawnikom 80% czasu – w celu usprawnienia funkcjonowania całej kancelarii powinniśmy przeanalizować, które z czynności zajmują najwięcej czasu i w jaki sposób te zadania usprawnić, uprościć lub przyspieszyć. A może w ogóle zlecić niektóre zewnętrznej firmie, prawnikom zwłaszcza gdy przeanalizujemy ich efektywności.

Świadomość zasady Pareto może być naprawdę cenną wiedzą i jest na tyle często zauważalna, że warto brać ją pod uwagę prowadząc biznes także taki jakim jest kancelaria. Nie jesteśmy w stanie zrobić zawsze wszystkiego na 100%. Dlatego powinniśmy umieć prawidłowo diagnozować czynności które przynoszą najwięcej efektów.

Pamiętajmy też, że  proporcję 80/20 nie należy traktować jako jedynie właściwą, jest ona na pewno najczęściej pojawiającą się w obserwacjach. Proporcja może wynosić równie dobrze na przykład 75%-25% lub 90%-10%.