Czterodniowy tydzień pracy w kancelarii prawnej?

Mocno stawiamy na innowacyjność, nie tylko w kontekście skrócenia tygodnia pracy, ale dla zwiększenia efektywności. Myślę, że na polskim rynku usług prawnych jesteśmy w czołówce, jeżeli chodzi o automatyzację pracy – rozmowa z Radosławem Maruszkinem, właścicielem Kancelarii Maruszkin, działającej w systemie czterodniowego tygodnia pracy.

Dziękujemy za przyjęcie zaproszenia do rozmowy. Zanim przejdziemy do jej meritum, tradycyjnie poprosimy o krótkie nakreślenie, jak zaczęła się Pana historia z prawem? Co zdecydowało o wyborze takiej ścieżki kariery?

Od małego „męczyły mnie” niektóre zasady funkcjonowania społeczeństwa, np. lekcje w szkole, które bardzo wcześnie się zaczynają. Zasady te oczywiście porządkują życie społeczne, pozwalają na regularność, ale w pewnym stopniu ograniczają kreatywność i poczucie wolności. Doszedłem do wniosku, że chciałbym przeżyć swoje życie tak, jak ja chcę. Z drugiej strony uważam, że przestrzeganie zasad życia w społeczeństwie jest niezbędne, a nie zawsze zdajemy sobie sprawę ze swoich praw i obowiązków. Często znajomość prawa jest konieczna i z pewnością ułatwia podejmowanie decyzji życiowych. Stwierdziłem więc, że niegłupim pomysłem jest zostać adwokatem.

System Pana pracy ewoluował na przestrzeni lat. Pracował Pan w międzynarodowej kancelarii, a teraz, od ponad trzech lat, prowadzi Pan własną kancelarię. Jakie największe różnice w organizacji pracy zaskoczyły Pana najbardziej?

Pozwolę sobie odnieść się do kilku ogólników, a nie konkretnych podmiotów. „Międzynarodowe kancelarie” to nie jest jednolita kategoria i istotne jest to, ile pracy i po jakich stawkach oddział w Warszawie otrzymuje od oddziałów w miejscach, gdzie usługi prawne są dużo droższe (np. z Nowego Jorku czy Londynu). Jeżeli dana kancelaria swój biznes opiera na wcześniej wspomnianej „sieci”, to mniej istotne jest, ile i jakich zleceń przynoszą prawnicy z polskiego rynku. Budżet i tak opiera się na zleceniach sieciowych, np. na bieżącej obsłudze korporacyjnej globalnych klientów, którzy prowadzą swój biznes w Polsce. Jednak, jeżeli mamy polską kancelarię (nawet formalnie międzynarodową), żyjącą z lokalnych klientów, to prawnicy na bieżąco muszą przynosić nowe zlecenia i bardziej dbać o wynik finansowy. Powyższe rozróżnienie przekłada się na codzienne priorytety.

Inna różnica to też posiadane kompetencje. Międzynarodowe kancelarie zazwyczaj posiadają mocne kompetencje w szeroko rozumianym prawie korporacyjnym, ale np. w zakresie prawa ochrony środowiska czy innych bardziej niszowych dziedzin już nie.

W mojej ocenie na pewnym etapie pojawiają się także różnice charakterów, np. inne cechy są przydatne, kiedy robi się karierę w korporacji, a inne w małej firmie.

Praca prawnika to rzadko praca od poniedziałku do piątku w godzinach 8-16 lub 9-17. Jaki przyjął Pan model zaczynając prowadzenie własnej kancelarii?

Na początku pracowałem siedem dni w tygodniu po kilkanaście godzin dziennie. Kiedy udało się podjąć współpracę z pierwszym pracownikiem oczywiście mogłem sobie pozwolić na trochę odpoczynku, ale nadal pracowaliśmy bardzo dużo. Zdarzało nam się zostawać w biurze do późnych godzin wieczornych, ale zdawałem sobie sprawę, że rozwijanie swojego biznesu nie jest rzeczą prostą. Śmiało mogę powiedzieć, że współpraca z zaufanymi ludźmi, nawet jeżeli na początku trzeba poświęcić czas na ich przeszkolenie, jest najważniejszym gwarantem sukcesu. Dlatego też tak dużo uwagi przywiązuję do wsparcia swoich pracowników i dostarczania im najbardziej komfortowego miejsca pracy, jak umiem. Kiedy dochodziły kolejne osoby, mimo iż przybywało też zleceń, mogliśmy sobie pozwolić na ograniczenie czasu pracy do standardowych godzin pracy, czyli 8-16, 9-17, czy 10-18.

Rozmawiamy dzisiaj głównie w kontekście zmian w Pana kancelarii. Jaki główny czynnik zaowocował decyzją o przejściu na czterodniowy tydzień pracy? Konsultował Pan ten pomysł z całym zespołem kancelarii? Jakie były główne obawy związane z przejściem na czterodniowy tydzień pracy?

Szczerze przyznam, że nie robiliśmy żadnego okresu wdrożeniowego, poważnego planowania ani konsultacji. Wydawało mi się oczywiste, że ludzie będą raczej woleli pracować cztery dni w tygodniu zamiast pięciu. Z dzisiejszej perspektywy oceniam, że było to nie do końca odpowiedzialne, ale super, że się udało. Trudno nie przyznać, że trochę obaw miałem. Przede wszystkim były to oczywiście obawy o komfort naszych klientów, ale przyzwyczaili się. Wbrew pozorom taka zmiana oznaczała wzrost efektywności. Jesteśmy wypoczęci i mamy motywację do tego, żeby w cztery dni zrobić tyle, co w pięć. Co ważne, staramy się nie przekładać ważnych zadań na następny tydzień.

Skąd decyzja o czterodniowym tygodniu pracy a nie np. skróceniu dnia pracy z 8 do 7 godzin?

Kiedy przechodziliśmy na czterodniowy tydzień, mocno angażowaliśmy się w kwestie naukowe, np. ja wykładałem m.in. na Uniwersytecie Warszawskim, a wraz z Zespołem pisaliśmy monografie naukowe, np. o Taksonomii, ETS czy prawie chemicznym. Pierwotnie piątek miał być wolny nie tylko na sprawy prywatne, ale też na te aktywności.

W jakie dni pracuje kancelaria? Czy wszyscy pracownicy pracują w tym samym rytmie, czy mają różny harmonogram pracy? Pracujecie zdalnie, hybrydowo czy w biurze?

Pracujemy od poniedziałku do czwartku. Jedna osoba pracuje ze Wschodniej Azji, a pozostali sami ustalają sobie harmonogram. Zazwyczaj zaczynamy około 8-10 i kończymy około 16-18. Staram się zarządzać poprzez wyznaczanie celów. Istotne jest dla mnie to, czy np. dany prawnik napisał odwołanie, a nie, czy zaczął pracować o 8.30 czy 9.30. Od poniedziałku do środy pracujemy zdalnie, a w czwartki z biura. W biurze spotykamy się przede wszystkim po to, że przedyskutować najważniejsze rzeczy, podsumować jakiś okres albo zrobić burzę mózgów. W każdy czwartek też wychodzimy wspólnie na obiad i staramy się naprawdę przestrzegać tej zasady. Zdaję sobie sprawę, że praca z domu, jakkolwiek pod wieloma względami wygodniejsza i bardziej efektywna, ma jednak też tę wadę, że ludzie się od siebie oddalają. Ja bardzo głęboko wierzę w siłę Zespołu (dlatego też zawsze w zapisie używam wielkiej litery) i staram się, jak mogę, wspierać integrację pracowników.

Czy wraz ze skróceniem tygodnia pracy wprowadzone zostały rozwiązania technologiczne które zwiększyły np. efektywność pracy lub są jakieś innowacje, które rozważacie Państwo wdrożyć w kontekście przyszłości kancelarii?

Mocno stawiamy na innowacyjność, nie tylko w kontekście skrócenia tygodnia pracy,  lecz także dla zwiększenia efektywności. Myślę, że na polskim rynku usług prawnych jesteśmy w czołówce, jeżeli chodzi o automatyzację pracy. Nie chcę wchodzić w szczegóły, bo to nasza istotna przewaga konkurencyjna nad innymi podmiotami. Muszę też przyznać, że ten obszar to pewien przykład moich błędów jako zarządzającego, bo czasem źle dopasowuję priorytety działania do skali naszej organizacji. Być może przyniesie to kiedyś pozytywny skutek, ale faktem jest, że bardzo dużo czasu poświęcam na automatyzację, której jeszcze na ten moment nie potrzebujemy, bo jesteśmy za małą organizacją.

Część klientów na pewno by chciała dostępności swoich prawników 24/7 a przynajmniej przez cały tydzień pracy. Jaka była ich reakcja? Czterodniowy tydzień pracy automatycznie zabiera jeden dzień na świadczenie usług. Czy zdarzają się sytuacje, że odmawiacie Państwo przyjęcia zleceń z uwagi na ograniczony czas lub odwrotnie, klient rezygnuje z uwagi na wydłużony czas oczekiwana na np. opinię?

Jeśli mogę odpowiedzieć żartobliwie – jest kwota, za którą upiekę klientowi sernik w niedzielę. Kiedy oferujemy klientom wycenę w formie ryczałtu, np. za opinię prawną, wysyłamy dwie propozycje, czyli jedną droższą z krótszym terminem realizacji i drugą tańszą z dłuższym terminem realizacji. Większość klientów wybiera tę drugą opcję.

Analizując na szybko przypadki, kiedy klienci nie przyjęli naszych ofert myślę, że w zdecydowanej większości wynikało to z innych kwestii niż czas realizacji. Najczęściej przyczynami odmowy przyjęcia oferty są cena albo rozmiar naszej organizacji do wykonania danego zlecenia.

A jakie są koszty – minusy takiej decyzji? Jak klienci zareagowali na taką zmianę? Czy Państwa kancelaria zanotowała na początku spadek dochodów? Jeśli tak, to czy po ponad rocznym prowadzeniu kancelarii w takim trybie udało się odbudować sytuację finansową?

Przejście na czterodniowy tydzień pracy spowodowało, że kancelaria zaczęła mniej zarabiać. Udało nam się jednak odbudować, a nawet polepszyć sytuację. Wynika to raczej z tego, że się rozwijamy, mamy coraz większe i lepiej płatne zlecenia. Większość klientów to zrozumiała, ale część klientów rzeczywiście nie i zrezygnowała z korzystania z naszych usług. To oczywiste, że żeby rozwijać firmę, trzeba pozyskiwać nowych klientów i nie byłbym całkowicie szczery, gdybym powiedział, że w każdy piątek ja, jako zarządzający, odpoczywam. Nigdy nie oczekuję tego od moich pracowników, ale zdarza mi się w piątek pójść na spotkanie z potencjalnym klientem. Myślę, że między innymi dlatego dosyć szybko udało nam się odbudować sytuację finansową. Nowi klienci od samego początku wiedzą, że pracujemy w trybie czterodniowym.

Kancelaria, a ściślej mówiąc prawnicy, zarabiają za czas poświęcony danej sprawie. Czy skracając tydzień pracy jednocześnie podnieśli Państwo stawki za swoje usługi, aby ustabilizować dochody? Przy najczęściej stosowanym rozliczeniu godzinowym z klientami skrócenie tygodnia pracy to jednak realne zmniejszenie możliwego do sprzedaży czasu pracy w miesiącu, a tym samym osiągnięcia określonego przychodu.

Pracujemy nad poprawą naszej polityki cenowej, bo jeszcze nie jest to u nas całkowicie doprecyzowane. Nie podnieśliśmy stawki, ale prawdopodobnie będziemy to niedługo robić. To prawda, że większość rozliczeń opiera się u nas na rozliczeniu godzinowym, np. w przypadku postępowań administracyjnych czy sądowych. Jednak stosujemy też inne formaty, np. ryczał za dane zlecenie, ryczałt za roczną obsługę czy łączenie wynagrodzenia podstawowego z tzw. success fee. To często pozwala na zwiększenie efektywności pracy, bo jako kancelaria zarobimy tyle samo niezależnie od liczby przepracowanych godzin. Innymi słowy i nam i klientowi zależy na tym samym, tj. szybkim wykonaniu pracy. Dodatkowo klient z góry wie, ile będzie go coś kosztować i wie, ile musi na to zabudżetować środków. Z tych powodów mamy też sklep internetowy, np. z webinarami, który pozwala nam oddzielić pracochłonność od przychodów, a także zdywersyfikować przychody.

Mówimy o reakcjach klientów – a jak zareagowali pracownicy kancelarii? Każdy ma jakieś swoje przyzwyczajenia, rutynę pracy i na pewno dla wielu prawników może to być trudne. Czy i jak wprowadzenie czterotygodniowego tygodnia pracy wpłynęło też na wynagrodzenia pracowników?

Nie, nie było obniżek wynagrodzeń. Myślę, że są zadowoleni, ale też staram się nie naruszać prywatności Zespołu i nie wtrącam się w to, co robią w piątki. Powstało za to inne zjawisko, tj. czasami komuś strasznie nie chce się pracować, np. w czwartek i kończy pracę w środku dnia, a w zamian „odrabia” te kilka godzin, czy kończy daną czynność w piątek. Myślę, że  zmniejszenie liczby godzin i pewna elastyczność powoduje, że pracownicy bardzo sobie cenią naszą współpracę. Wracając do samego początku, czyli powodów, dla których otworzyłem swoją własną kancelarię, dla mnie najistotniejsze jest to, by ktoś był szczęśliwy w swoim życiu prywatnym, bo tylko wtedy może dobrze i z zaangażowaniem wykonywać swoją pracę.

Czy skrócenie tygodnia pracy zwiększyło atrakcyjność Państwa kancelarii jako pracodawcy? Czy dostrzegają Państwo większą łatwość w pozyskaniu nowych osób do pracy, czy może zgłasza się więcej kandydatów do pracy?

Tak, dostajemy coraz więcej CV. Właściwie obecnie nie mamy absolutnie żadnej trudności ze znalezieniem zainteresowanych osób. Na pewno wynika to właśnie z naszego trybu pracy. Innym powodem jest też prawo ochrony środowiska, które zyskuje na popularności, a młodzi prawnicy chcą się w tym temacie rozwijać. Oczywiście, nadal bardzo zachęcam wszystkich zainteresowanych do wysyłania do mnie swoich CV.

Kancelaria rządzi się swoimi prawami. Jak rozwiązują Państwo sytuacje związane z pilną rozprawą w sądzie, czy goniącym terminem na wysłanie pisma? Czy te awaryjne rozwiązania są w jakiś sposób rekompensowane pracownikom? Jak wygląda kwestia nadgodzin, czy są one dodatkowo płatne?

W praktyce rzadko się to zdarza. Podchodzimy zdroworozsądkowo – jak będę miał w piątek ważną rozprawę to na nią pójdę i już. Podobnie – jak ktoś ma ważną wizytę u dentysty, np. w środę o 13 to po prostu przestaje pracować.

Zespół nie ma bezpośrednio dodatkowo płatnych nadgodzin. Za to wynagrodzenie każdego członka składa się z części podstawowej oraz premii w czerwcu i grudniu, uzależnionej od wyniku finansowego kancelarii. Jeżeli mamy dużo pracy i musimy robić nadgodziny, to mamy dobry wynik finansowy i Zespół dostaje wyższe premie.

Jak i czy jest mierzona efektywność pracowników oraz ich satysfakcja po wdrożeniu zmiany?

Tak, w szczegółowy sposób. Korzystamy np. z Clockify w środowisku Teams. To system, który pozwala na śledzenie czasu pracy, ale moim zamysłem absolutnie nie jest kontrolowanie pracowników, tylko bardziej wspólne wyciąganie wniosków z czasu poświęconego na konkretne czynności. To pozwala nam ustalać priorytety i poprawiać efektywność. Wszystkie pisma powstają w chmurze, dzięki czemu możemy działać asynchronicznie, a ja mam dostęp do wszystkich dokumentów tworzonych przez pracowników. Dodatkowo w czerwcu i w grudniu każdy z członków Zespołu ma ze mną rozmowę 1/1, podczas której rozmawiamy i analizujemy efektywność pracy. To jest też moment na szczery feedback od pracowników dla mnie i ode mnie dla pracowników. Śmiejemy się, że to moment, kiedy nikt się nie obraża, więc możemy powiedzieć sobie wszystko, co ewentualnie przez poprzednie pół roku zostało zauważone i co może źle wpływać na naszą przyszłą pracę.

Jak wyglądał i ile czasu zajął proces wdrożenia nowego trybu pracy? Czy wprowadzali go Państwo stopniowo, czy może z dnia na dzień? Jakie zmiany organizacyjne były konieczne?

Z dnia na dzień. Właściwie nic szczególnego, poza zmianą w stopce w mailu, nie robiliśmy. Jedyna istotniejsza zmiana organizacyjna to regularne spotkania Zespołu w każdy czwartek o 15:00. Wtedy podsumowujemy pracę z całego tygodnia i ustalamy, czy każdy może już rozpocząć weekend, czy musi jeszcze coś zrobić. Stąd godzina 15:00, a nie np. 17:00. Zawsze staramy się zamknąć tydzień ze spokojną głową, a spotkanie w tym celu jest dużym ułatwieniem.

Zyskał Pan dodatkowy dzień weekendu – jak wykorzystuje Pan ten czas?

Wstaję bez budzika ok. 8-9 rano, idę na siłownię, potem załatwiam „niefajne” rzeczy prywatne, np. pójście do lekarza, zakupy do domu czy sprzątanie, tak żeby w sobotę i niedzielę móc miło spędzić czas. To też było moim zamysłem. Bo jeśli zastanowimy się nad tym, jak wygląda zwyczajny weekend większości z nas, to jednak nie spędzamy całego czasu na odpoczynku. Musimy załatwić te wszystkie rzeczy, których przez zmęczenie w tygodniu nie jesteśmy w stanie załatwić, albo po prostu nie mamy na nie czasu. Zostaje nam niedziela, którą często chcemy spędzić aktywnie, a każdy z nas potrzebuje przecież momentu, żeby zwyczajnie nie robić nic. W tym kontekście 3 dni weekendu zamiast dwóch naprawdę w znacznym stopniu zmieniły nasze życia.

Jak Pana zdaniem będzie wyglądać rynek prawniczy w najbliższym czasie, uwzględniając konsekwencje pandemii COVID-19?

To bardzo szeroki temat, o którym moglibyśmy zrobić samodzielny wywiad. W skrócie rynek już się zmienia, przede wszystkim w zakresie digitalizacji, pojawienia się nowych produktów czy dostępności prawników.

Czy obserwuje Pan podobne trendy związane ze skróceniem czasu pracy w branży prawniczej, w innych kancelariach? Czy taki model pracy jest możliwy szerzej na tym rynku, czy to raczej na ten moment przywilej mniejszych butikowych kancelarii?

To zależy. W największych kancelariach nadal niestety raczej pracuje się po nocach. Przynajmniej wg moich informacji obecnie nadal praca w dużych kancelariach jest bardzo rozwijająca i satysfakcjonująca, ale też bardzo ciężka.  W mniejszych kancelariach to zależy od właściciela kancelarii, ale raczej jeszcze na razie jest to rzadkie. Dlatego tak często o tym mówimy. Uważam, że zawód prawnika jest wspaniałym wyzwaniem intelektualnym i naprawdę warto zajmować się prawem, chociażby ze względu na swój własny rozwój osobisty. Niestety, kultura tak ciężkiej pracy może odstraszać młodych ludzi, którzy coraz częściej oczekują od pracodawcy przestrzeni do tzw. work-life balance.  

Jaką najważniejszą radę dałby Pan innym prawnikom chcącym wprowadzić czterodniowy tydzień pracy we własnych kancelariach?

Odpowiem bardzo krótko: Przygotuj na to zapas finansowy, żeby kancelaria nie zbankrutowała.

Adw. dr Radosław Maruszkin – właściciel Kancelarii Maruszkin, działającej od ponad roku w systemie czterodniowego tygodnia pracy. Obsługuje podmioty w obszarach m.in. prawa ochrony środowiska, prawa klimatycznego i prawa Unii Europejskiej. Członek Komisji ds. Środowiska Polskiej Izby Przemysłu Chemicznego, a także Prezes Zarządu Fundacji Polska Oddycha.