Jak prawnik może poprawić swoją produktywność?

Efektywne planowanie to klucz do sukcesu w niemal każdej dziedzinie życia, szczególnie w życiu zawodowym. Pozostaje zatem zadać sobie pytanie – dlaczego tak rzadko udaje się nam racjonalnie zarządzać tym szczególnym, bo znajdującym się w ciągłym ruchu zasobem, jakim jest czas? Planowanie czasu i zarządzanie nim z całą pewnością poprawią naszą efektywność jak i zwiększą produktywność. Dziś podpowiadamy kilka zmian, które warto na stałe wdrożyć do harmonogramu pracy kancelarii.

Zarządzanie czasem – zadaniowość

Musimy sobie zdać sprawę z tego, które godziny są dla nas najbardziej produktywne. W tym czasie powinniśmy zająć się priorytetowymi sprawami, które wymagają największego skupienia i uwagi. W ramach czasowych tych godzin nie pozwólmy sobie (ani innym) na rozpraszanie się innymi aktywnościami (np. współpracownicy powinni wiedzieć, że w tym czasie nie umawiamy się na spotkania itp.).

Grupujmy zadania

Różne obowiązki warto też „pogrupować” tematycznie i w ramach tych bloków realizować je od początku do końca – np. na prace administracyjne poświęcamy piątki, w godzinach przedpołudniowych, a na marketingowe poniedziałki i nie zajmujemy się w tym czasie niczym innym.

Chrońmy swój czas

Co to oznacza? Skupiajmy się na wykonywanych w danej chwili obowiązkach. Zbyt częste przerwy w pracy i podejmowanie kilku aktywności w jednym czasie spowoduje, że niczego nie wykonamy optymalnie i stracimy mnóstwo czasu i nie mniej energii. Niewykonanie danego zadania spowoduje „reakcję łańcuchową”. Kolejne niezrealizowane sprawy będą się nawarstwiać, co po pewnym czasie wywoła chaos, doprowadzając do sytuacji trudnej do opanowania i destabilizującej efektywną pracę całego zespołu.

Koncentrujmy się na priorytetach

Czy naprawdę musimy nad wszystkim trzymać bezpośrednią pieczę? Przekonanie, że w największym stopniu możemy liczyć tylko na siebie jest błędne. Wiele obowiązków i spraw możemy przekazać współpracownikom, skupiając się na priorytetach i na tych kwestiach, w których jesteśmy najbardziej produktywni.

Nie rozpraszaj się!

Aby pracować wydajnie, należy usunąć wszelkie przeszkody, które powodują dekoncentrację. Zastanówmy się, czy musimy co kilkanaście minut sprawdzać skrzynki e-mailowe, czy zmiany statusów w mediach społecznościowych? Z tego rodzaju nawykami zmaga się większość z nas. Warto zacząć od wyłączenia wszystkich powiadomień. Zwróćmy uwagę, że nawet one skutecznie odciągają naszą uwagę od aktualnie wykonywanej pracy, nawet jeśli zaraz po otrzymaniu powiadomienia nie odpiszemy na wiadomość.

Wyznacz czas na odpowiedź

Komunikacja to kolejny „moduł”, który powinien się znaleźć w harmonogramie pracy firmy – możemy wyznaczyć stosowny czas na zajęcie się odpowiedziami na pytania od potencjalnych klientów, przygotowanie ofert itp. Nie musimy tego robić każdorazowo po otrzymaniu kolejnego powiadomienia. Działając w ten sposób, nie zrealizujemy efektywnie pracy, którą wykonujemy na bieżąco, nie skupimy się także należycie na jakości korespondencji.

Sprawdzaj i koryguj plan

Po wprowadzeniu pierwszych zmian – zróbmy bilans, np. po tygodniu, czy dwóch. Z pewnością okaże się, że w harmonogramie nie znalazło się wiele punktów, które chciałbyś zrobić. Zastanów się jak możesz najefektywniej „wciągnąć” je na listę, nie burząc dotychczasowego porządku. Po kolejnych weryfikacjach uda się wypracować optymalny plan działania – zarządzania czasem, trybem pracy i modułami zadań.

Na koniec pamiętajmy, że osiągane przez nas wyniki są bezpośrednio zależne od planowania, zarządzania czasem i praktycznej realizacji wszystkich przyjętych założeń.