Trzeba mieć plan rozwoju kancelarii!

Mamy już połowę stycznia – jak wyglądają Wasze plany na ten rok? To najwyższy czas kiedy powinniśmy przygotować plany dla kancelarii na kolejny rok, jeśli nie zrobiliśmy tego pod koniec zeszłego roku. A jak się domyślamy, większość pewnie jeszcze takich planów nie zrobiła. I proszę nie mówcie tylko, że jest tyle pracy, że nie ma na to czasu. Na to musicie znaleźć czas!

Od czego zacząć?  Od podsumowania działalności kancelarii w roku poprzednim i wyciągnięcia wniosków. Bez odpowiedniej analizy nie zrobimy dobrego planu.

Oto elementy, które powinniście przeanalizować przed przystąpieniem do pisania planów:

1. Jaka jest wielkość przychodów? Nie chodzi tylko o samą kwotę, ale porównanie jej do wcześniejszych lat i zbadanie trendu.
2. Jaka jest struktura przychodów – jaki % przychodów uzyskuje kancelaria z jakiego rodzaju usług?
3. Jaka jest rentowność kancelarii?
4. Jaka jest rentowność poszczególnych spraw? To ważne żeby wiedzieć jakiego rodzaju sprawy w kancelarii na ile są rzeczywiście dochodowe. Często najbardziej rentownymi zleceniami w Kancelarii nie musza być te przy których wystawiamy najwyższe faktury, bo to często najtrudniejsze sprawy, które  są ryzykowne i na tyle trudne, że sami musimy najpierw się wiele nauczyć zanim przystąpimy do ich realizacji.
5. Jaka jest struktura kosztów? To bardzo ważne żeby znać poziom poszczególnych kosztów. Możemy w ten sposób zastanowić się gdzie ewentualnie możemy obniżyć i w jakim zakresie wydatki.
6. Ile pieniędzy wydaje kancelaria na marketing?
7. Jaka jest efektywność podejmowanych działań marketingowych?
8. Jaka jest rzeczywista średnia stawka godzinowa za którą pracują prawnicy kancelarii?
9. Jaki jest całkowity koszt jednej godziny pracy poszczególnych osób w kancelarii? W przypadku tych kosztów nie chodzi tylko o koszty wynagrodzeń prawników ale o całkowite koszty jakie musi ponieść kancelaria. To bardzo przydatna wiedza, która pozwala właściwie wycenić koszty pracy.
10. Jakie są źródła pozyskania nowych klientów i jakie przyczyny odejść? Jakie jest skuteczność poszczególnych źródeł pozyskiwania klientów – jakie działania były podejmowane w celu pozyskania klientów i jaki był rezultat?
11. Jaka jest struktura klientów? Jak duże jest uzależnienie kancelarii od 1-2 kluczowych klientów – to kwestia ryzyka.
12. Jakie są umiejętności i wiedza oraz efektywność poszczególnych członków kancelarii? Czy wielkość kadry, a także wiedza zespołu jest wystarczająca we wszystkich obszarach działalności kancelarii?

Jeżeli nie będziecie analizować tych wskaźników to nigdy nie będziecie w stanie prawidłowo ocenić efektywności poszczególnych działań podejmowanych przez kancelarię, a w efekcie też nie będziecie w stanie, przygotować realnego planu i strategii dla rozwoju Waszej kancelarii.

Więc zanim zaczniecie planować przeznaczcie czas na analizy – to na pewno nie będzie zmarnowany czas! Oczywiście to nie jest zamknięta lista pytań, ale od czegoś trzeba zacząć. I nie ma znaczenia czy jesteś jednoosobową kancelarią czy kilkudziesięcioosobowym zespołem.

Pamiętaj też, że istotna jest również analiza otoczenia konkurencyjnego, zagrożeń bądź szans wynikających ze zmiany przepisów prawnych w obszarach Waszej specjalizacji, czy też sytuacji społeczno-gospodarczej.

Jeszcze jedna ważna kwestia – plany musza być spisane i uwzględniać powinny terminy realizacji poszczególnych zadań, tylko taki plan ma szanse mobilizować Was do działania i pozwala też weryfikować poziom realizacji zadań.