Zarządzanie wiedzą w kancelarii prawnej – od czego zacząć?

Wiedza i doświadczenie to istotne części kapitału kancelarii, którym zależy aby przynajmniej w części pozostawały one w ramach organizacji nawet po odejściu pracowników czy współpracowników. Efektywne gromadzenie zasobów to dopiero pierwszy krok. Członkowie organizacji powinni mieć świadomość, jakimi zasobami wiedzy dysponuje firma, jak je przeszukiwać, jak z nich korzystać, a także jak je rozbudowywać. Z pomocą przychodzi wiele bardziej i mniej złożonych rozwiązań i systemów technologicznych, w dużym stopniu zautomatyzowanych. Niestety najsłabszym elementem tych systemów jest człowiek, który – w zależności od stopnia zaawansowania stosowanej technologii przynajmniej na etapie inicjacyjnym – musi regularnie zasilać system dobrej jakości danymi. Ale o podstawy zarządzania wiedzą warto zadbać nawet w mniejszych podmiotach, tworząc procesy, szablony i wzory, które ułatwią wszystkim codzienną pracę. W tym wpisie, podpowiadamy od czego zacząć.

Oprogramowanie

Elementy czy funkcjonalności zarządzania wiedzą często dostępne są jako moduł w ramach systemów do zarządzania kancelarią prawną lub CRMów, i oczywiście – odrębne, dedykowane systemy. Nie będziemy ich porównywać – każdy z nich ma słabsze i silniejsze strony, bardziej i mniej dopracowane funkcje, które najlepiej przedstawią przedstawiciele wybranych firm.

Podpowiemy, że warto zebrać oferty z rynku i samodzielnie je porównać, według kryteriów na których najbardziej nam zależy. Warto również przetestować wersje demo na kilku szczeblach w organizacji – najlepiej zaangażować osoby ze wszystkich szczebli, które będą z takiego oprogramowania korzystać.
Do wdrożenia warto podejść etapami, małymi krokami. I nie wymagać od dostawcy tworzenia pod konkretną kancelarię każdej wtyczki czy funkcjonalności, ponieważ może to utrudnić późniejsze aktualizacje systemu, z którego korzystamy.

Czym jest zarządzanie wiedzą?

Zarządzanie wiedzą to modny ostatnio termin, wykorzystywany w opisach firm na stronach internetowych w zakładce „O nas”. Choć na razie, często niestety niewiele za nim stoi, organizacje – w tym kancelarie zaczynają dostrzegać tę kategorię, jako wartościowy element kapitału firmy. W tych, które tego nie rozumieją, nadal trafia się łańcuszkowa korespondencja w stylu „Czy ktoś ma jakiś wzór protokołu z zebrania akcjonariuszy?” albo „Muszę pilnie wysłać wzór umowy sprzedaży akcji – poratuje ktoś na szybko?”. Liczba takich maili jest proporcjonalnie większa im krócej dana osoba pracuje w danej firmie. Niestety. I nadal.

Internet wypluwa wiele definicji. Najprościej ujmując, świadome zarządzanie wiedzą w organizacji polega na zidentyfikowaniu, zagregowaniu, przechowywaniu i upowszechnianiu, a także wykorzystywaniu i rozbudowywaniu uświadomionej, i nieuświadomionej wiedzy, którą posiadają wszyscy członkowie organizacji. Celem jest najczęściej rozwój organizacji, poprawa efektywności działania, podnoszenie wiedzy i kompetencji członków organizacji.

W ujęciu technicznym będą to stworzone procedury, procesy, szablony dokumentów, bazy wiedzy, zorganizowana wewnętrznie wymiana wiedzy i doświadczeń pracowników. Na to nakładają się także aspekty motywacyjne, psychologiczne czy komunikacyjne.

Od czego zacząć?

Od kartki papieru lub pustego pliku do notowania. Zarządzanie wiedzą będzie inne w każdej kancelarii, więc skopiowanie 1:1 modelu z innej firmy, w której to działa – nie gwarantuje sukcesu. Warto się oczywiście zainspirować, poczytać case study nawet z innych branż czy porozmawiać z osobami, w których to działa. Ale najlepszy dla siebie system organizacja musi przynajmniej w jakimś stopniu wypracować sama. Z czasem, wypracowane procedury i szablony jak najbardziej można podgrać czy odzwierciedlić w bardziej rozbudowanym oprogramowaniu.

Co może zawierać nasza baza wiedzy:

• szablony i wzory dokumentów;
• prezentacje ze zrealizowanych szkoleń;
• artykuły eksperckie naszych pracowników i współpracowników;
• materiały z konferencji, szkoleń i seminariów, w których nasi pracownicy i współpracownicy brali udział;
• opisy i podsumowania zrealizowanych projektów (karty projektów);
• i …..pewnie wiele, wiele innych.

Warto zacząć od uchwycenia i spisania rodzajów (typów) informacji i wiedzy, z którymi mamy w firmie do czynienia.

Budowa struktury wiedzy

Zacznijmy od stworzenia miejsca na dysku, w którym będziemy gromadzili dane. O ile w miarę rzetelnie odrobiliśmy zadanie domowe, mamy spisane elementy, której w naszej kancelarii zawierają wiedzę. Oczywiście, ta lista może, na pewno będzie, czy wręcz powinna się rozszerzać.

Następnie należy zadać sobie pytania, czy i jak te elementy pogrupować – według typów (umowy, wnioski, pozwy), według gałęzi prawa (prawo cywilne, prawo karne, prawo rodzinne), czy rodzajów projektów (inwestycja wiatrowa, fuzja spółek, zebranie akcjonariuszy). Na tym etapie ustalamy, które kategorie są główne (wyżej w naszej planowanej strukturze), i jakie podkategorie będą się na nie składać czy w nich zawierać.

Tworzymy także kategorię „Inne”, w której zapisywać będziemy jednostkowe elementy, niepasujące do żadnej z naszych aktualnych głównych kategorii. Gdy w folderze „Inne” pojawi się kilka elementów, mających jakiś wspólny mianownik, wyciągniemy je z katalogu „Inne”, i stworzymy nowy, odpowiadający danemu typowi katalog.

Oprócz tego warto opracować system nazewnictwa kategorii, katalogów i poszczególnych plików, tak aby użytkownicy mogli w łatwy sposób je odszukać, aby ich zawartość i zastosowanie nie budziły wątpliwości.
Warto również uwzględniać informacje o autorze danego szablonu – wówczas jeśli osoba, która chce z niego skorzystać ma jakiekolwiek pytania, będzie wiedziała komu je zadać. Co więcej, w razie rozstania z osobą, która była autorem szablonów lub wzorów, należy wyznaczyć je następcę – i jego dane wpisać w systemie. To może być podpowiedzieć do tego, aby kompetencje z chwilowo nieobsadzonych ról przypisać – tymczasowo lub docelowo, innym specjalistom.

Zarządzający wiedzą

Drugim krokiem powinno być znalezienie osoby, która będzie kompleksowo zarządzała tym systemem. Tylko ona powinna mieć uprawnienia do:

• tworzenia nowych kategorii i katalogów głównych (chodzi o to, aby nie mnożyć niepotrzebnie bytów);
• archiwizowania materiałów, które są już nieaktualne (zmiana stanu prawnego);
• trwałego usuwania z elementów;
• czy czuwania nad listą tagów.

Organizacyjnie, być może to do tej osoby powinny trafiać wszystkie elementy, które mają znaleźć się w bazie wiedzy, i to właśnie ta osoba powinna tworzyć z dokumentu – szablon, umieszczając go w odpowiednim miejscu, nadając odpowiednią nazwę i ewentualne tagi, a następnie – z ustaloną częstotliwością – wysyłać do pracowników / współpracowników informacje o nowych szablonach czy materiałach i ścieżkach dostępu.

Elementy udostępniane użytkownikom powinny być szablonami, bez możliwości edycji szablonu czy wzoru, za to możliwością zapisania kopii, na której można następnie dowolnie pracować.
Dokumenty w formie edytowalnej powinny być dostępne jedynie dla osoby zarządzającej wiedzą.

Dostęp do bazy wiedzy

Do rozważenia, czy do bazy wiedzy powinni mieć od pierwszego dnia pracy wszyscy pracownicy i współpracownicy. Być może warto rozważyć stopniowe udostępnianie nowym osobom.
O ile nie mamy systemu informatycznego, problematyczne może być także zabezpieczenie całej bazy wiedzy (Wszystkich plików) przed skopiowanie ich. Warto wprowadzić odpowiedni zapis w umowach o współpracy i zachowaniu poufności, a także skonsultować się z firmowym zespołem IT jeśli chodzi o kwestie zabezpieczeń, uprawnień i dostępów.

Te kwestie są oczywiście duże prostsze (już przemyślane i zorganizowane) jeśli zdecydujemy się na skorzystanie z któregoś z dostępnych programów.

Element onboardingu i bieżącej pracy

System zarządzania wiedzą powinien być opisany w przejrzysty sposób. Warto ująć role, opisać strukturę katalogów, kategorii i tagów, a także wskazać linki do miejsca gdzie dokumenty można znaleźć. Prezentacja powinna być oczywiście uaktualniana. Można nagrać krótkie demo, pokazujące krok po kroku wyszukiwanie (wystarczy do tego oprogramowanie do spotkań online, podczas którego skorzystamy z opcji nagrywania).

O istnieniu systemu i zasadach jego działania powinni wiedzieć wszyscy pracownicy i współpracownicy. Warto zachęcać ich, aby sami proaktywnie zgłaszali różnego rodzaju elementy zawierające wiedzę do osoby zarządzającej systemem, która będzie podejmowała decyzję o przekształceniu danego dokumentu w szablon lub wzór, umiejscowieniu go i informowaniu o nim innych.

Tak stworzony system można wykorzystywać także do współdzielenia wiedzy między zespołami. Choć działają w ramach jednej firmy, pracownicy często nie mają wiedzy, nad czym pracuje inny zespół. Elementem zarządzania wiedzą może być harmonogram roczny, przewidujący określoną liczbę spotkań, w ramach których poszczególne zespoły będą krótko opowiadały o zrealizowanym projekcie – czy to sukcesie, czy też porażce, wskażą – jakie nowe dokumenty, które znalazły się w systemie powstały. Może to przyczynić się do wzrostu cross-sellingu między zespołami. Same opisy projektów można wykorzystać na przykład przygotowując zgłoszenia do rankingów prawniczych.

Warto również zapisywać prezentacje ze szkoleń realizowanych dla klientów czy w ramach wystąpień podczas spotkań izb branżowych. Takie informacje można także wzbogacić o materiały, które służyły do ich opracowania.

W podobny sposób można podejść do materiałów z konferencji, seminariów czy webinariów, w których biorą udział poszczególnie prawnicy. Otrzymane po spotkaniach materiały warto zapisywać w bazie, chętnie – z komentarzem uczestnika, a także informację o tym, kto z kancelarii brał udział w wydarzeniu, i może udzielić dodatkowych informacji.

Wnioski dla kancelarii i prawników – zarządzanie wiedzą – co warto zapamiętać, i od czego zacząć?

Kluczem będzie porządek, trzymanie się wypracowanej struktury, a przede wszystkim – konsekwencja w motywowaniu pracowników i współpracowników do zbierania i przekazywania informacji. Bez tego – nawet najbardziej zaawansowany i zautomatyzowany system na wiele się nie zda. Co więcej, jeśli uda się wdrożyć odpowiednie procesy przy korzystaniu z prostych narzędzi, ujęcie ich w bardziej zaawansowanych technologicznie system nie będzie trudne.

Podstawy to:

• analiza i budowa struktury;
• wyznaczenie osoby, odpowiedzialnej za zarządzanie systemem;
• konsekwentne zapisywanie danych (plików);
• stałe informowanie o istniejących i nowych zasobach.